(目的)

第1条　この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、事務の適正かつ効率的な執行に資することを目的とする。

(定義)

第1条の2　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第2条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書管理に関する事務の総責任者であり、本庁及び各出先機関における文書の収受、配布、発送及び保存について常に調査研究し、必要な措置を講じなければならない。

(課長の職務)

第3条　課長は、課における文書事務に関する一切の事務の責任者であり、常に課員に文書の作成及び取扱いを習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、随時文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　文書事務を適正に処理させるため、課に文書取扱主任を置く。ただし、主管部長が必要がないと認める課については、この限りでない。

(帳票)

第5条　総務部総務課(以下「総務課」という。)に備える文書の取扱いに必要な帳票は、次のとおりとする。ただし、様式第4号から様式第7号は統合文書管理システムから出力するものとする。

第6条　削除

(収受及び配布)

第7条　総務課長は、本庁に到着した文書を収受し、次により処理しなければならない。

(配布文書の処理)

第8条　文書取扱主任は、前条の規定により配布を受けた文書及び課に直接到着した文書を次により処理しなければならない。ただし、親展文書、定例的な文書及び軽易な文書についてはこの限りでない。

(電子文書の収受)

第9条　主管課内で受信した電子文書は、当該事務担当係員により、総合文書管理システムに収受の登録を行うものとする。ただし、定例的な文書及び軽易な文書についてはこの限りでない。

(勤務時間外に到達した紙文書の取扱い)

第10条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が収受し、勤務終了後、総務課長又は次番当直員に引き継がなければならない。

(処理の原則)

第11条　主管課長は、第8条の規定により収受した文書及び第9条の規定により収受した電子文書について、自ら処理するものを除き、当該事務担当係員に処理方針、処理期限等を示して処理させなければならない。

(供覧)

第12条　公文書の配布を受けたときは、電子供覧(統合文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための供覧をいう。以下同じ。)の方法により行い、主管課内に供覧して主管課長の指示又は承認を受けるものとする。ただし、主管課長が電子供覧の方法により難いと認めるときは、統合文書管理システムから出力した供覧用紙(様式第7号)を利用して押印を求める方法又は紙文書の余白に供覧印(様式第9号)を押印し、当該紙文書を供覧する方法により行うことができる。主管課長は供覧された文書のうち、次の各号に該当する文書については、速やかに上司に供覧して指示を受けなければならない。

(軽易な公文書の処理)

第13条　配布を受けた公文書が、統合文書管理システムでの処理を必要としないものであるときは、必要を思われる上司及び関係係員に供覧したうえ、処分等の処理をするものとする。

(起案)

第13条の2　事案の処理は、起案によって行うものとする。

(未処理文書の処理促進)

第14条　文書取扱主任は、常に統合文書管理システムによって収受文書の処理状況を調査し、未処理の文書があるときは、その処理を促進させるように努めなければならない。

(例規等の処理)

第15条　主管課長は、例規、公示又は令達文を公布し、告示し、又は令達しようとするときは、市長又は専決者の決裁を受けた後、その決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

(浄書)

第16条　文書(電子文書を除く。次条を除き、以下この章において同じ。)の浄書は、主管課で行う。

(公印の押印)

第17条　市名、市長名、市長職務代理者名、会計管理者名、会計管理者事務代理者名で施行する文書には、公印規程の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第18条　前条の規定にかかわらず、市から送信する電子文書には、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(発送処理)

第19条　文書等及び物件の発送は、次により総務課において行うものとする。ただし、急を要するもの、その他主管課で発送することが適当であると認められるものについては、この限りでない。

(文書整理の原則)

第20条　文書は、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、必要に応じて利用することができるように、常に整理しておくものとする。

(担当者の文書整理)

第21条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次の各号によりファイリングキャビネットに整理保管しなければならない。ただし、主管課長がファイリングキャビネット保管に適さないと認める完結文書については、他の保管用具に整理保管することができる。

(ファイリングキャビネット等への保管)

第22条　担当者は、前条第2号の規定により完結文書を保管するときは、文書取扱主任の指示を受けて、次により整理しなければならない。

(文書の分類及び保存期間)

第23条　文書の分類は、別表第1のとおりとする。

(保存期間の計算)

第24条　文書の保存期間の計算は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の編集等)

第25条　第22条の規定によりファイリングキャビネット等に整理保管している完結文書(以下「保管文書」という。)は、当該年度終了後、更に1年間ファイリングキャビネット等に保管しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第26条　文書の引継ぎは簿冊単位に行う。主管課文書取扱主任は、前条第2項の規定により編集し、及び整理した簿冊に引継予定表を添えて、速やかに総務課長に引き継がなければならない。

(引継文書の整理)

第27条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを完了した簿冊は、課別及び完結年度順に整理して書庫に納めなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第28条　前条の規定により書庫に納めている文書(以下「保存文書」という。)を閲覧し、又は貸出しをうけようとするときは、保存文書閲覧・貸出簿により、総務課長の承認を受けなければならない。

(電子文書の保管及び保存)

第29条　電子文書の保管及び保存には、統合文書管理システムにおいて行うものとする。

(文書の廃棄)

第30条　主管課長は、保管を要しない文書又は文書がその保存期間を満了したときは、歴史的文書として教育委員会に引き渡すものを除き、当該文書を廃棄するものとする。

(文書の種類)

第31条　市において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第32条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第33条　文書は、次の各号に規定するところにより、記号を付さなければならない。

(事務担当者の表示)

第34条　発送する文書には、照会その他の便宜に供するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の課名、職名、氏名及び電話番号等を表示するものとする。

(出先機関における文書の取扱い)

第35条　各出先機関における文書の取扱いについて、本庁の例によって処理しなければならない。

(委任)

第36条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。