(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び三好市個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年三好市条例第35号。以下「番号利用等条例」という。)に基づき、実施機関が取り扱う個人情報の適切な管理に必要な事項を定めることにより、本市の行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語の意義は、次項に定めるもののほか、個人情報保護法、番号法及び番号利用等条例において使用する用語の例による。

(最高情報統括責任者)

第3条　市長は、保有個人情報の管理に関する事務を総括させるために、最高情報統括責任者を置く。

(個人情報管理者)

第4条　保有個人情報を取り扱う各課に、個人情報管理者を置く。

(システム管理者)

第5条　情報システムを管理する総務部デジタル推進課にシステム管理者を置く。

(監査責任者)

第6条　市長は、保有個人情報の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。

(管理体制)

第7条　個人情報管理者は、次に掲げる管理体制を整備する。

(教育研修)

第8条　最高情報統括責任者は、職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第9条　職員は、個人情報保護法、番号法及び番号利用等条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高情報統括責任者及び個人情報管理者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(事務取扱担当者の責務)

第10条　事務取扱担当者は、個人情報管理者が指定した事務に関し、特定個人情報等を適正に管理しなければならない。

(アクセス及び複製等の制限)

第11条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、情報漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(訂正)

第12条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、個人情報管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(取扱区域)

第13条　個人情報管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、保有個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、職員(特定個人情報等を取り扱う事務にあっては事務取扱担当者)以外の者が、保有個人情報を容易に閲覧できないようにする等の物理的な安全管理措置を講ずる。

(媒体の管理)

第14条　職員は、個人情報管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、個人情報管理者及びシステム管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄(次項において「消去等」という。)を行う。

(取扱状況の記録)

第16条　個人情報管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(保有個人情報の提供)

第17条　個人情報管理者は、三好市個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則(令和5年三好市規則第17号。以下本条において「規則」という。)第4条の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

(特定個人情報等の利用の制限)

第18条　事務取扱担当者は、個人情報保護法、番号法及び番号利用等条例に定める事務の処理を行う場合を除き、特定個人情報等を利用してはならない。

(特定個人情報等の提供の求めの制限)

第19条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第20条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第21条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。

(特定個人情報等の取扱いに係る業務の委託等)

第22条　個人情報管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認する。

(アクセス制御)

第23条　システム管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第39条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第24条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第25条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第26条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条　システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため必要な措置を講ずる。

(情報漏えい等の防止)

第28条　システム管理者は、保有個人情報を情報提供ネットワークを通じ外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。

(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)

第29条　システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第30条　職員は、保有個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。

(暗号化)

第31条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第32条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第33条　システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第34条　個人情報管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第35条　個人情報管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第36条　システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第37条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第38条　システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する媒体・書類の移送手段)

第39条　この訓令の手続きに基づき、個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人情報が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。

(入退管理)

第40条　システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第41条　システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(業務の委託等)

第42条　個人情報管理者は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。

(その他)

第43条　保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、情報漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第44条　個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第45条　職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令その他の法令に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案の発生を認識したときは、直ちに当該保有個人情報を管理する個人情報管理者に報告する。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、個人情報管理者は、システム管理者に報告するものとする。

(法に基づく報告及び通知)

第46条　市長は、情報漏えい等が生じた場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条に規定する措置と並行して、速やかに所定の手続きを行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。

(公表等)

第47条　最高情報統括責任者は、前条による委員会への報告及び本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずる。

(監査)

第48条　監査責任者は、保有個人情報の管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む本市における保有個人情報の管理の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を最高情報統括責任者に報告する。

(点検)

第49条　個人情報管理者及びシステム管理者は、各課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を最高情報統括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第50条　最高情報統括責任者、個人情報管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(委任)

第51条　この訓令に定めるもののほか、個人情報の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。